Thời đại công nghệ số phát triển, thủ tục đang dần được công nghệ hóa, một trong số sự thay đổi rõ rệt đó chính là việc chuyển đổi từ hóa đơn thường sang hóa đơn điện tử. Bài viết hôm nay tư vấn Blue xin được chia sẻ với quý vị những điều kiện chuyển đổi hóa đơn thường thành hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
Tiện ích vượt trội của hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Sự chuyên nghiệp hơn của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
– Không mất nhiều thời gian chờ, có thể sử dụng sau vài giờ khi đăng ký phát hành.
– Tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.
– Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.
– Độ chính xác cao, bảo mật tuyệt đối, tránh được tình trạng làm giả hóa đơn.
– Không phải báo cáo tình hình chi tiết sử dụng hóa đơn điện tử khi đã có mã xác thực của cơ quan thuế.
– Khả năng lưu trữ tốt, người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không lo bị rủi ro như nhàu nát, cháy, mất hóa đơn.
– Quá trình doanh nghiệp xác thực thông tin pháp lý với cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan dễ dàng hơn qua việc gửi tổng hợp hóa đơn online.
– Người mua hàng hóa của doanh nghiệp, nếu muốn chứng thực độ chính xác của hóa đơn có thể tra cứu tại website của Tổng cục thuế.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử:
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không hề phức tạp. Dựa theo cơ sở pháp lý, căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Có hạ tầng đầy đủ về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử.
– Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử. Hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian uy tín cung cấp.
Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:
– Tạo hóa đơn điện tử. Để tạo được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải xin quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định này.
– Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.
Sau ba ngày nhận được đầy đủ 3 loại giấy tờ trên, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế với hai trường hợp cụ thể:
– Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
– Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do rõ ràng không chấp thuận cho doanh nghiệp.
Mọi vấn đề vướng mắc liên quan đến điều kiện chuyển đổi hóa đơn thường thành hóa đơn điện tử, quý vị hãy liên hệ tư vấn Blue để được hỗ trợ.