Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Tư vấn Blue xin chia sẻ những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện như sau:
Tham khảo thủ tục ==> Thành lập công ty tại Nghệ An
Hình minh họa
Đặc điểm pháp lý nổi bật của văn phòng đại diện
Trong Luật Doanh nghiệp 2014 đã nêu rõ: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, đại diện theo sự ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp đồng thời phải bảo vệ những lợi ích đó. Do đó văn phòng đại diện có những đặc điểm pháp lý như sau:
- Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động của văn phòng không thể tách rời với hoạt động của doanh nghiệp với các chức năng như giao dịch, quảng bá và tiếp thị.
- Văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện cho doanh nghiệp và thực hiện công việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo sự ủy quyền của doanh nghiệp, vì thế nó không có tư cách pháp nhân.
- Văn phòng đại diện không được pháp thực hiện các hoạt động kinh doanh, và các hoạt động có phát sinh lợi nhuận mà chỉ được thực hiện những hoạt động theo đúng chức năng của mình. Tuy nhiên, nó vẫn được phép thực hiện việc ký kết hợp đồng và thực hiện một số giao dịch với khách hàng, đối tác do doanh nghiệp ủy quyền.
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Tên của văn phòng đại diện sẽ được đặt theo cú pháp: Văn phòng đại diện + Tên doanh nghiệp.
Ngoài ra thì bạn không được đặt trùng tên hoặc gây nhầm lẫn tên Văn phòng đại diện với tên doanh nghiệp đã đăng ký; không được phép sử dụng tên của các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhà nước để làm một phần hoặc toàn bộ tên riêng của doanh nghiệp (trừ khi đã được sự đồng ý của các đơn vị đó); không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm văn hóa, truyền thống lịch sử, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
Về người đứng đầu của văn phòng đại diện
Người đứng đầu phải là người có đủ điều kiện năng lực hành vi dân sự, đáp ứng các điều kiện mà pháp luật quy định.
Về trụ sở của văn phòng đại diện
Phải ghi rõ địa chỉ của văn phòng đại diện khi kê khai thông tin địa chỉ trụ sở bao gồm: số nhà, ngõ, ngách, phố, đường, phường, quận, thành phố, tỉnh hay thôn, xóm, ấp, xã, thị trấn, huyện, tỉnh,…. Ghi rõ số điện thoại, số fax nếu có.
Về hoạt động của văn phòng đại diện
Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện nghiên cứu, thăm dò thị trường, giới thiệu, tiếp thị sản phẩm dịch vụ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp chủ quản. Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh riêng.
Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện
Quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện
Từ ngày 1/1/2017, Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có DKKD của văn phòng đại diện phải kê khai và nộp thuế môn bài.
Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.
Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;
Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.
Thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP; thủ tục, hồ sơ kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP.
Mọi vấn đề vướng mắc về vấn đề pháp lý liên quan đến thành lập doanh nghiệp nói chung và Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nói riêng, quý vị hãy liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.